文字解读：关于印发《六安市公共资源交易平台交易项目电子档案管理暂行规定（试行）》的通知

一、制定背景和起草背景

近几年，随着公共资源交易电子化、信息化、数字化水平程度不断提高，交易过程中所需的纸质材料越来越少。市公管局认真贯彻落实国家、省、市有关要求，积极推进交易档案规范化和电子化管理：一是规范交易档案管理制度，编制归档资料清单；二是是加强档案管理人才培养，促进交易档案规范化管理。

另一方面，考虑到档案材料的完整性、安全性、使用便利性，市政府对各部门的档案管理提出了更高要求，普通纸质材料不仅需要大量人力、物力，还需要相当面积的档案室，给档案管理带来很大压力。为此，市公管局决定全面实行公共资源交易档案电子化管理，减少纸质档案存放空间，方便档案归集和查询。

二、制定意义和总体考虑

依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《安徽省公共资源交易综合管理办法》《六安市人民政府关于印发六安市公共资源交易监督管理办法的通知》等法律法规及文件规定，吸收借鉴其他地市部门出台的管理规定，结合我市工作实际情况，以及未来公共资源交易电子化发展方向和大数据有效利用，制定本办法。

三、研判和起草过程

6月，市公管局多次对接市档案局，咨询电子档案管理办法相关事项。召开会议进行专题研究，由办公室起草初稿，分别征求局属各科室、市公共资源交易中心及市档案局、市数管局、县区公管部门意见，再次进行修改。在此基础上，于7月4日-8月3日在六安市政府意见征集库公开征集意见，共收集1条意见并进行反馈。根据收集的反馈意见，进行多次研究和讨论，最终形成本办法。

四、工作目标

进一步规范公共资源交易项目全过程电子文件材料管理，保障电子文件真实性、完整性、可靠性和可用性，提升平台交易项目档案管理和利用水平，推动我市公共资源交易事业发展。

五、主要内容

（一）电子档案管理办法总则。对制定目的、电子档案适用范围、档案内容、实施主体和原则进行了界定，项目实施主体和其代理机构应对提交的电子档案资料负责。

（二）电子档案的归档和管理。对归档原则、流程和步骤提出了明确要求。按照项目交易流程及对应的工作职责，对档案的管理主体、保管年限、信息安全和存放办法管理进行了详细阐述。平台交易项目电子档案应遵循“一标一档”原则，以“卷”为单位。

（三）电子档案的使用。规定责任主体、公开使用流程，明确各科室查询权限和外单位查询办理手续。保管期限分为永久、定期两种，定期分为30年和10年。

（四）附则。明确项目实施主体或其委托的招标代理机构违反规定的处理办法、本办法的解释权限以及本办法的执行日期。

 (五）附件。工程建设、政府采购、国有产权交易、国有建设用地使用权出让的电子档案归档材料目录清单。

六、创新举措

（一）电子交易系统、电子监管系统和电子服务系统产生的电子文件材料由电子档案系统自动归集，减少人工参与，档案归集高效、安全、可靠。

（二）平台交易的非电子化交易项目，项目实施主体或其代理机构可将交易材料扫描成电子形态，归档至电子档案系统，提高工作效率，降低工作成本。

（三）达到或超过保管期限的平台交易项目电子档案按照规定进行价值鉴定，鉴定结果报同级公管部门批准后，依法依规开展电子档案销毁工作，被销毁的电子档案的元数据移入销毁数据库，做到有始有终有追溯。

七、保障措施和下一步工作考虑

（一）保障措施：项目实施主体是平台交易项目档案的第一责任主体。中心信息技术科负责电子档案利用工作，审核使用者相关信息，并按要求提供相应服务。每年对电子档案数据库进行一次抽样检验，发现问题及时采取恢复措施。

（二）下一步工作考虑：提高思想认识，高度重视项目档案管理工作，确保档案管理的合规性、安全性和保密性。加强相关法律法规学习，优化档案管理制度，进一步规范电子项目档案归档和借阅等流程；结合电子化档案发展趋势，加快推动档案数字化等工作，进一步提升项目档案利用率。